上手な領収書の保存・保管方法とは?

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上手な領収書の保存・保管方法とは?

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個人事業の経理業務上で経費の領収の整理・保管は重要です。

領収書をもとに帳簿が作成され、その帳簿をもとに損益計算書と貸借対照表が作成されます。

原則、経費は証明できなければ計上できません。(紛失した場合には証明ができない為) 仮に支払った金額をだいたい覚えていても「誰に・いくら払ったか」を証明できなければ費用と認められません。

青色申告者だけでなく、白色申告者にも帳簿作成の義務がありますので、領収書の保存・保管は必要になります。

経費と証明する大切な領収書を上手に保存・保管するための方法を紹介します。

【領収書の保存・保管方法のコツ】

                                  

①領収書の扱い方

  • 宛名は「上様」ではなく事業所名・事業主名を記入してもらう。
  • 日時・金額など正しいか再確認。
  • 但し書きには、「商品」代ではなく、具体的な内容を記入する。
  • 取引先との飲食代などの領収書の裏に取引先名・相手の名前・目的など記入する。
  • 5万円以上の領収書には印紙税が必要です。(印紙貼付と消印)を確認すること

②領収書の整理・保管の仕方

  • スクラップブック(ノート、コピー用紙等)準備します。
  • 領収書を日付順に貼っていきます。
  • 領収書でなく「レシート」でもOK

③領収書が発行されない場合

例)通常、電車代やバス代・冠婚葬祭の支払い経費

領収書が発行されない経費については、「出金伝票または、支払い証明書」に必要事項を記載した上で、他の領収書と一緒に保管しておいてください。 (結婚式のご祝儀や葬式の香典代などについては式に出席した案内状・挨拶状を一緒に保管することがよい。)

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※PDFが開きますので、印刷してご利用ください。

領収書の保存・保管方法を怠ると

帳簿書類と領収書は、法律で7年間の保存期間が定められています。

税務調査で、帳簿を提示できないと、場合によっては青色申告を取り消されて青色申告の特典がなくなり、追徴課税を受けることもあります。 帳簿の記載や領収書等の保存・保管は自分を守る「盾」になりますので、しっかりと管理しましょう。


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